Cómo elegir software de cuantificación y presupuestos para su empresa de oficio

Artículo invitado de Umair Ejaz, fundador de Bildrix.

La mayoría de los contratistas eligen software comparando listas de funciones. Es mejor empezar por cómo gana usted su trabajo y luego probar la herramienta con una obra que ya cotizó.

Elegir un software de cuantificación y presupuestos es una de las decisiones de herramientas más grandes que toma un contratista de oficio. Decide qué tan rápido puede ponerle precio a una obra, qué tan seguido sus números se sostienen después de ganarla y cuánto de su semana se va en contar y volver a teclear. También es fácil equivocarse, porque toda demostración se ve bien con los planos del propio proveedor.

Respuesta corta

Elija el software según cómo gana su trabajo.

Si cotiza a partir de juegos de planos, como obra comercial, adecuaciones de locales o edificios de varias unidades, necesita una cuantificación que lea planos en PDF de su oficio y un presupuesto que pase esas cantidades sin volver a teclearlas. Si casi siempre cotiza llamadas de servicio y trabajos residenciales pequeños después de una visita, necesita una herramienta de cotización con una buena lista de precios, y el software de cuantificación se quedará casi sin usar.

Después pruebe cada herramienta de su lista con una obra que ya cotizó. Mida el tiempo de revisión además del de proceso, siga los números más allá del presupuesto y averigüe cuánto cuesta antes de dedicarle horas a un proceso de venta.

Primero, decida qué problema quiere resolver

"Software de presupuestos" abarca varios trabajos distintos, y los contratistas muchas veces compran el equivocado.

Quienes cotizan con juegos de planos

Si los contratistas generales le mandan juegos de planos y le piden un número para una fecha límite, la cuantificación es su cuello de botella. Alguien tiene que leer los planos, contar dispositivos o aparatos, medir longitudes y áreas, y convertir todo eso en un precio. Aquí es donde el software de cuantificación y presupuestos se gana lo que cuesta.

Servicio y trabajos residenciales pequeños

Si la mayor parte de su trabajo viene de una llamada, una visita y una cotización, rara vez tiene un juego de planos para cuantificar. Necesita cotizar rápido y de forma consistente: una lista de precios, opciones bueno-mejor-óptimo y una propuesta limpia.

Una mezcla de los dos

Muchos negocios hacen los dos. Decida qué lado limita su crecimiento. Si rechaza invitaciones a cotizar porque nadie tiene tiempo de ponerles precio, resuelva primero la cuantificación.

Cuantificar y presupuestar son dos mitades de un mismo trabajo

• La cuantificación produce cantidades: cuántos, cuánto miden, de qué tamaño.
• El presupuesto convierte las cantidades en un precio: material, mano de obra, equipo, margen y una propuesta.

Algunas herramientas solo cuantifican y exportan una hoja de cálculo. Otras solo presupuestan y esperan que usted teclee las cantidades. Algunas hacen las dos cosas, y unas pocas siguen hasta las órdenes de cambio y las facturas. Cada traspaso entre pasos es un lugar donde un número se teclea por segunda vez, y cada número retecleado es una oportunidad de invertir dos dígitos.

El costo del mal intercambio de datos es un problema viejo en la industria. Un estudio para el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST) estimó que la falta de interoperabilidad le costó a la industria de instalaciones de capital de Estados Unidos $15,800 millones en 2002. La versión de ese costo en su negocio es más pequeña, y aparece cada vez que una cantidad se teclea dos veces.

Siete criterios para elegir software de cuantificación y presupuestos

1. ¿Lee sus planos?

Los juegos de planos suelen llegar en PDF. Pregunte si la herramienta trabaja con los planos en PDF tal como llegan, incluidas las hojas escaneadas, y si cubre su oficio. Un contratista eléctrico necesita que los símbolos de dispositivos y las luminarias se lean contra la leyenda eléctrica. Un plomero necesita que los aparatos se cuenten contra la tabla de plomería. Un contratista de tablaroca o acabados necesita muros, cuartos y áreas.

Pregunte si lee la leyenda del propio proyecto o si asume símbolos estándar. Cada despacho de diseño dibuja un poco distinto.

2. ¿Cómo maneja la duda?

Ningún software lee bien todos los símbolos en todos los planos. Lo que importa es si le dice de qué partidas no está seguro. Si cada número llega con la misma aparente seguridad, tiene que revisar todos, y casi todo el tiempo que ahorró se pierde.

Revise también la trazabilidad. Debería poder hacer clic en cualquier conteo y ver dónde está en la hoja.

3. ¿Cuánto tarda la revisión?

Los proveedores hablan de la velocidad de proceso. Su costo real es proceso más revisión más correcciones. Una herramienta que termina en minutos pero exige volver a contar todo no le ahorró nada. Mida el ciclo completo con sus propios planos.

4. ¿Adónde van los números después?

Una cuantificación que termina en una hoja de cálculo exportada todavía hay que teclearla en algún lado. Revise si las cantidades pasan a un presupuesto con precios basado en sus propios precios de material y rendimientos de mano de obra, y si ese presupuesto puede convertirse en propuesta, orden de cambio y factura. Si usa software de contabilidad, revise cómo llegan los datos allí, ya sea por integración o por un archivo que usted importa.

5. ¿Qué pasa cuando cambian los planos?

Los anexos y las revisiones llegan tarde. Pregunte cómo maneja la herramienta una hoja reemitida. ¿Muestra qué cambió entre versiones? ¿Puede poner precio a la diferencia como orden de cambio sin empezar de nuevo?

6. ¿Puede ver el precio y cómo se paga?

Los modelos de precio varían mucho: suscripciones anuales, precio por usuario, créditos por uso y cotizaciones que solo llegan después de una demostración. Ninguno está mal en sí, pero usted debe saber en cuál se está metiendo, y un precio que exige demostración significa reservar tiempo para un proceso de venta. Algunas herramientas nuevas, incluida Bildrix, que yo fundé, publican sus precios en su sitio web. Mire la que mire, revise qué se cobra al año o al mes, qué cuenta como usuario y qué pasa con sus proyectos si deja de pagar.

7. ¿Adónde van sus planos?

Los juegos de planos son de sus clientes. Pregunte dónde se guardan los archivos, quién puede verlos, cómo se borra un proyecto y si el proveedor usa sus documentos para entrenar sus modelos. Pida las respuestas por escrito.

¿Comprar, subcontratar o seguir haciéndolo a mano?

El software no es la única opción.

• Seguir a mano. Marcar el PDF y usar una hoja de cálculo cuesta poco y funciona. El costo es tiempo: noches y fines de semana en las fechas de cotización, y errores que salen a la luz después de ganar la obra.
• Subcontratar la cuantificación. Los servicios de cuantificación le entregan las cantidades por una tarifa por obra. Funciona bien para el exceso de trabajo ocasional. Todavía tiene que revisar el resultado, y el plazo de entrega depende de su fila, no de su fecha límite.
• Comprar software. Hay una curva de aprendizaje y un costo recurrente. A cambio, el tiempo por cotización baja y las mismas cantidades pueden alimentar su presupuesto y su papeleo.

Una forma rápida de decidir: calcule las horas por cotización que su equipo dedica a cuantificar, multiplíquelas por las cotizaciones al mes y póngales un valor. Digamos que cuantificar toma seis horas por cotización y usted cotiza ocho obras al mes. Son 48 horas, más de una semana laboral completa cada mes contando. Compare ese tiempo, y las obras que rechaza por falta de él, con el costo de cada opción.

Lo que de verdad cuesta cambiar

La factura de la suscripción o del uso es el costo visible. Los costos ocultos llegan en las primeras semanas, y deciden si la herramienta se queda.

• Cargar sus precios. Un presupuesto vale lo que valen los precios de material, los rendimientos de mano de obra y los conjuntos que tiene detrás. Cuente con dedicar tiempo a cargar o revisar su lista de precios, o a decidir cuánto confiar en los valores que trae la herramienta.
• Aprender a revisar. Cada herramienta tiene su forma de mostrar lo que encontró y lo que no tiene claro. Las primeras cotizaciones serán más lentas mientras su estimador aprende dónde mirar.
• Usar dos sistemas por un tiempo. Cotice las primeras obras de las dos formas, la vieja y la nueva, y compare. Cuesta tiempo al principio, y es la forma más honesta de ganar confianza en los números nuevos.
• Sus presupuestos anteriores. Las obras pasadas en hojas de cálculo o en otra herramienta rara vez se pasan limpias. Decida pronto si las necesita dentro de la herramienta nueva o solo como referencia.
• Cambiar costumbres. Si el estimador sigue contando todo a mano después de que corrió el software, usted está pagando las dos cosas. Acuerden desde el principio qué se revisa y en qué se confía.

Programe el cambio para un mes tranquilo y no para su temporada más fuerte de cotizaciones, y estos costos se mantienen manejables.

Cómo hacer una prueba que le diga algo

Los proveedores hacen sus demostraciones con planos que conocen bien. Haga su prueba con los suyos.

1. Elija una obra que ya cotizó. Conoce las cantidades, así que puede juzgar el resultado.
2. Corra el juego completo. Todas las hojas, incluidas las escaneadas y desordenadas, no una página de muestra limpia.
3. Compare por tipo de partida. Un total correcto puede esconder errores que se compensan. Compare tomacorrientes con tomacorrientes, luminarias con luminarias, puertas con puertas.
4. Mida la revisión. Arranque el reloj cuando lleguen los resultados y párelo cuando confiaría en ellos para cotizar.
5. Pruebe una revisión de planos. Corra una hoja reemitida y vea qué reporta la herramienta.
6. Siga los números. Arme el presupuesto con precios y, si la herramienta lo permite, una orden de cambio y una factura con las mismas cantidades.
7. Involucre a quien la va a usar. Si el estimador no confía en ella, no se va a usar.

Señales de alerta

• El proveedor no quiere correr sus planos antes de que usted compre.
• Los resultados no se pueden rastrear hasta la hoja.
• Una promesa de precisión sin explicar cómo se midió.
• Las cantidades solo pueden salir de la herramienta como una hoja de cálculo que usted vuelve a teclear.
• No consigue una respuesta clara sobre dónde se guardan sus planos.

Preguntas frecuentes

¿La cuantificación con IA es lo bastante precisa para cotizar?

Ningún número automático debería entrar en una cotización sin revisión. La pregunta útil es qué tan rápido puede revisarlo. Las herramientas que marcan las partidas de las que no están seguras le dejan revisar esas primero en lugar de volver a contar todo.

¿Necesito un software de cuantificación y otro de presupuestos?

No necesariamente. Las herramientas separadas pueden funcionar bien, pero cada traspaso entre ellas es un lugar donde los números se vuelven a teclear. Si usa dos herramientas, revise qué tan limpio pasan las cantidades de una a la otra.

¿El software de cuantificación va a reemplazar a mi estimador?

No. La Oficina de Estadísticas Laborales (BLS) describe a los estimadores de costos como personas que reúnen y analizan datos para calcular el tiempo, el dinero, los materiales y la mano de obra que necesita un proyecto. Contar es una parte de eso. El alcance, el riesgo y el precio son decisiones de criterio, y se quedan con su estimador.

¿Cuánto tarda en dar resultados un software nuevo?

Depende de la herramienta y de sus planos. Una prueba con una obra que ya cotizó le dirá más que cualquier estimación del proveedor. Si no consigue resultados útiles con sus propios planos durante la prueba, ya tiene su respuesta.

Mi recomendación

Si cotiza obras con juegos de planos, haga una lista corta de dos o tres herramientas que lean planos en PDF de su oficio, le muestren de qué no están seguras y pasen las cantidades a un presupuesto con precios. Corra la misma obra anterior en cada una. Elija la herramienta con el menor tiempo total desde los planos hasta un presupuesto que usted firmaría, siempre que cada número se pueda rastrear hasta el plano.

Si casi todo su trabajo es de servicio, olvídese por ahora del software de cuantificación y ponga el dinero en una herramienta de cotización y una buena lista de precios.

Sobre el autor

Umair Ejaz es el fundador de Bildrix, un software de cuantificación y presupuestos con IA para contratistas que cotizan con planos en PDF en Estados Unidos y Canadá. Lee el juego de planos, marca para revisión lo que no tiene claro y pasa las cantidades al presupuesto, a las órdenes de cambio y a la factura.